Huishoudelijk reglement en privacyverklaring

HUISHOUDELIJK REGLEMENT STICHTING DORPSHUIS DE TREFKOEL

Het algemeen bestuur van “Stichting Dorpshuis Ons Verenigingsgebouw Gasselte” met de werknaam Stichting dorpshuis de Trefkoel te Gasselte (hierna: de stichting) heeft door middel van het bestuursbesluit d.d. 30 november 2009, in overeenstemming met artikel 17 van de statuten onderstaand huishoudelijk reglement vastgesteld.

Huishoudelijk reglement (HR)

Doel van het HR is om naast de statuten eenduidige werkafspraken te maken. Zowel voor bestuursleden als voor de leden is op deze wijze duidelijk hoe de stichting georganiseerd is en haar taken uitvoert. In de statuten worden zaken geregeld die wettelijk onveranderbaar  en rechtsgeldig zijn. Het HR beoogt hierop een aanvulling te zijn en regelt praktische en op het dorpshuis afgestemde zaken.

  • Algemene bepalingen
  • Statuten: de statuten van de “stichting dorpshuis de Trefkoel” opgemaakt op 26 januari 1966 en laatstelijk gewijzigd op 21 oktober 1986 en 2 maart 1988.
  • De stichting is opgericht 26 januari 1966.
  • De stichting heeft een volledige rechtsbevoegdheid.
  • Bestuur: het bestuur genoemd als in artikel 5, 6, 7, 8, 9, en 10 van de statuten.

 

  • Het Bestuur
  • Het bestuur bestaat uit een algemeen bestuur (AB) en een dagelijks bestuur (DB)
  • Het DB bestaat uit ten minste 5 meerderjarige personen, doch altijd een oneven aantal leden. De voorzitter, secretaris, penningmeester, technisch adviseur en een lid.
  • Het AB bestaat uit gebruikers, waarvan 1 lid is afgevaardigd.
  • De leden van het DB worden door het AB benoemd middels een stemming, uiteraard geldt hier dat men een meerderheid van de stemmen nodig is van de aanwezige bestuursleden van het AB.
  • De functieverdeling binnen het DB wordt onderling door het DB gedaan.
  • Elk bestuurslid van het DB treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af volgens een rooster van aftreden. Deze kunnen terstond herkozen worden.
  • Het DB is belast met de dagelijkse leiding en is voor haar handelen verantwoording verschuldigd aan het AB.
  • Het AB heeft een voorjaar- en najaarsvergadering, uit te schrijven door het DB.
  • De voorjaarsvergadering vindt plaats in de maand april of mei.
  • De najaarsvergadering vindt plaats in de maand oktober of november.
  • Bestuursfuncties kunnen conform art. 7 van de statuten eindigen.
  • Het DB vertegenwoordigt de stichting zowel in en buiten rechte.
  • Het AB stelt het beleid vast welke wordt voorgesteld door het DB.
  • Bestuursleden van het AB kunnen tijdens vergaderingen worden vervangen door leden van de betreffende vereniging.
  • De uitnodiging voor de AB vergadering, wordt door de secretaris bij voorkeur twee weken maar tenminste één week voor de betreffende vergadering bij de bestuursleden van het AB bezorgd.
  • Het DB vergadert zoveel als zij nodig acht om tot een goede uitvoering van het beleid te komen.
  • Verslagen van het DB worden in een volgende vergadering al dan niet met opmerkingen goedgekeurd en door de voorzitter ondertekend.
  • In de voorjaarsvergadering van het AB wordt een balans per 31 december van het voorgaande boekjaar ter vaststelling aangeboden.
  • Jaarverslagen van de secretaris en de penningmeester worden tijdens de voorjaarsvergadering eveneens ter vaststelling aangeboden.
  • De bestuursverkiezingen vinden plaats in de voorjaarsvergadering.
  • Tijdens de voorjaarsvergadering wordt er een kort verslag van de DB activiteiten gedaan.
  • Het AB kan personeel benoemen en ontslaan.
  • Het DB kan personeel schorsen en is verplicht binnen 3 dagen deze schorsing ter kennis van het AB te brengen en binnen 8 dagen een AB vergadering te beleggen.

 

  • Taak van de voorzitter
  • Voorzitter DB en AB vergaderingen.
  • Stelt samen met de secretaris de agenda voor de AB vergaderingen vast.
  • Is namens de vereniging woordvoerder

 

  • Taak van de secretaris
  • Is het postadres van de vereniging.
  • Voert in samenwerking met de voorzitter de correspondentie.
  • Maakt verslagen van de vergaderingen van het AB en DB.
  • Maakt een jaarverslag.
  • Overige administratieve handelingen en archivering.

 

  • Taak van de penningmeester
  • Is belast met alle financiële zaken van de stichting.
  • Legt hiervan jaarlijks verantwoording af in het AB.
  • Verzorgt de declaraties.
  • Verstuurt de nota’s tbv gebruik dorpshuis minimaal 1 maal per kwartaal.
  • Zorgt voor een concept begroting voor 1 oktober en biedt deze na vaststelling in het DB ter definitiever vaststelling aan het AB in de najaarsvergadering.
  • Deze al dan niet in het AB bijgewerkte begroting wordt dan voor 1 april aan de gemeente aangeboden.

 

  • Taak van de technisch adviseur.
  • Zorgt voor de contacten met de beheerder inzake het onderhoud/wensen/gebreken/schades.
  • Inventariseert deze zaken en bekijkt wanneer een en ander moet plaats vinden.
  • Gaat minimaal 2 maal per jaar met een groep vrijwilligers onderhoud plegen aan, op en om het gebouw.
  • Zorgt voor de contacten met externe partijen welke nodig zijn voor het onderhoud.
  • Vraagt daar waar nodig de offertes aan en beoordeelt deze.

 

  • Commissies
  • Het DB kan al naar gelang een commissie in het leven roepen welke diverse zaken onder auspiciën van het DB gaat regelen. Te denken valt aan een culturele werkgroep.

 

  • Prijzen zaalhuur/consumpties.
  • De prijzen van de consumpties en de zaalhuur worden in de najaarsvergadering jaarlijks vastgesteld.
  • De genoemde prijzen zijn per dagdeel, per consumptie en per uur voor de zaalhuur.
  • De prijzen kunnen jaarlijks met minimaal de indexering worden verhoogd, tenzij door het AB anders beslist.

 

  • Wijziging van het Huishoudelijk reglement.
  • Wijzigingen van het huishoudelijk reglement worden voorgesteld door het AB en vastgesteld in de voor-/najaarsvergadering van het AB.
  • Het HR treedt in werking een week na de ledenvergadering waarin de leden de wijzigingen hebben goedgekeurd en vastgesteld.

 

 PRIVACY-VERKLARING

In bijgevoegd document treft u aan de privacy-verklaring van Stichting Dorpshuis de Trefkoel: Privacy-verklaring